Administracion de Recursos Humanos

Administración de Recursos Humanos

Sección E – Luisa Duran

Jardín Nancy CI. 20.747.723

Vidal Ingrid CI.21.467.675

¿Qué es la Capacitación?

La capacitación se refiere a los métodos usados para proporcionar al personal de una empresa las habilidades que éstos necesitan para realizar su trabajo.

Objetivo de la Capacitación

La capacitación tiene como objetivo dirigirse al perfeccionamiento técnico del trabajador, para que éste se desempeñe eficientemente en las funciones a él asignadas, Producir resultados de calidad, dar excelente servicio a los clientes, prevenir y solucionar anticipadamente problemas potenciales dentro de la organización.

La capacitación hará que el trabajador sea más competente y hábil. Además, al utilizar y desarrollar las habilidades del trabajador, la organización entera se vuelve más fuerte, productiva y rentable.

Proceso de la Capacitación

Este Proceso lleva a mejorar continuamente las actividades en el campo laboral, con el fin de implantar mejores formas de trabajo. Ésta es una actividad sistemática, planificada y permanente, cuyo propósito general es: preparar desarrollar e integrar al recurso humano en el proceso productivo, mediante la entrega de conocimientos, desarrollo de habilidades y actitudes necesarias para el mejor desempeño de todos los trabajadores.

El proceso de capacitación se puede acometer de dos modos:

• El que se produce por y dentro el mismo grupo de trabajo.
• La que es acometida por una persona ajena al ámbito de la organización.
• El proceso de capacitación es un proceso continuo constituido de cinco pasos:
• Analizar las necesidades. Identifica habilidades y necesidades de los conocimientos y desempeño.
• Diseñar la forma de enseñanza: Se elabora el contenido del programa, folletos, libros,  actividades etc.

§  Validación: Se eliminan los defectos del programa y se hace una presentación restringida a un grupo pequeño de personas.

§  Aplicación: Se dicta el programa de capacitación.

§  Evaluación: Se determina el éxito o fracaso del programa.

Tipos de Capacitación

Inductiva: Es aquella que se orienta a facilitar la integración del nuevo colaborador,  en general como a su ambiente de trabajo, en particular.

Preventiva: Está orientada a prever los cambios que se producen en el personal, su desempeño puede variar con los años, sus destrezas pueden deteriorarse y la tecnología hacer obsoletos sus conocimientos.

Correctiva: Está orientada a solucionar "problemas de desempeño" y determinar soluciones a través de acciones de capacitación.

Para el Desarrollo de Carrera: Se asemeja a la capacitación preventiva, con la diferencia de que se orienta a facilitar que los colaboradores puedan ocupar una serie de posiciones en la empresa, que impliquen mayores exigencias.

Rol del Capacitador

Hay que destacar que el capacitador es una figura que emerge como respuesta a la necesidad de las personas, brinda apoyo y orientación, enseña, promueve la reflexión sobre el proceso de cambio, así como en lo personal como lo educativo. Este es un transmisor de Información.

Un Capacitador deberá:

·        Ser Modelo: Esperan que usted sea el que  les demuestre el tono y modelo de conducta. En otras palabras, es importante practicar lo que usted está enseñando.

·        Ser un Facilitador: Guiar la discusión y motivar a la participación son sus principales responsabilidades.

·        Estar preparado y lleno de conocimientos técnicos, teóricos y prácticos que van a contribuir al desarrollo de los individuos en el desempeño de una actividad.

·        Tener Autoridad y flexibilidad para lidiar y establecer una relación con los individuos.

Responsabilidades:

• ·        No perder el control de los objetivos del programa.
• ·        Empezar a tiempo
• ·        Seguir lo estipulado de la Agenda
• ·        Mantener atento al receptor
• ·        Controlar la discusión
• ·        Darles retroalimentación
• ·        Resumir los temas.

Programas de Capacitación.

Los programas de capacitación son la traducción de las expectativas y necesidades de una organización en determinado periodo de tiempo.

Para la elaboración de un programa de capacitación se pueden considerar, por lo menos, tres criterios:

1.      Distribución personalizada de los recursos: El énfasis se enfoca en lograr que la mayor cantidad de funcionarios participen de la capacitación.

2.      Distribución centrada en la capacitación específica: Aquella destinada a resolver brechas de competencias que están dirigidas a debilidades de la organización.

3.      Distribución orientada a la capacitación específica, que también da cuenta de la capacitación general: En este tipo de escenarios los procesos de detección de necesidades dan cuenta de toda su fortaleza, en la medida que han sido capaces de considerar, sin exclusiones previas, todas las perspectivas y expectativas vigentes en la organización.

Los programas de capacitación comprenden cuatro subsistemas:

1.      Detección de las necesidades de capacitación.

2.      Diseño del programa de capacitación.

3.       Ejecución de la capacitación.

4.      Evaluación de los resultados de la capacitación.

Los programas de capacitación exigen una planificación que incluye los siguientes aspectos:

• ·        Enfoque de una necesidad especifica cada vez.
• ·        Definición clara del objetivo de la capacitación.
• ·        División del trabajo a ser desarrollado. en módulos, paquetes o ciclos.
• ·        Elección de los métodos de capacitación considerando la tecnología disponible.
• ·        Definición de los recursos necesarios para la implementación de la capacitación, como tipo de entrenador o instructor, recursos audiovisuales, maquinas, equipos o herramientas necesarias, materiales, manuales, etc.
• ·        Definición de la población objetivo, es decir, el personal que va a ser capacitado.
• ·        Se debe considerar: Numero de personas disponibilidad de tiempo, Grado de habilidad, conocimientos y tipos de actitudes, características personales de comportamiento.
• ·        Local donde se efectuará la capacitación considerando las alternativas en el puesto de trabajo o fuera del mismo, en la empresa o fuera de ella.
• ·        Periodicidad de la capacitación considerando el horario más oportuno o la ocasión más propicia.
• ·        Calculo de la relación costo-beneficio del programa.

Fases de los programas de Capacitación.

Los programas de capacitación, sean éstos a medio o largo plazo, poseen siguientes las fases:

• ·        Investigar y analizar el programa a implementar.
• ·        Diagnosticar la situación.
• ·        Planificar y proponer una serie de acciones para solucionar el problema.
• ·        Poner en marcha las acciones.
• ·        Seguir la evolución la evolución del programa.
• ·        Adaptar y corregir.

El Adiestramiento

El adiestramiento es un proceso a corto plazo, mediante el cual las personas aprenden conocimientos, actitudes y habilidades en función de objetivos definidos. El adiestramiento es, en primer lugar, la educación profesional que adapta al individuo para un cargo o función dentro de una organización

Los programas de adiestramiento constituyen una herramienta para lograr que el personal adquiera los conocimientos necesarios, que le permitan ampliar y desarrollar las aptitudes para ejecutar el trabajo en forma eficiente. Los programas de adiestramiento constituyen un factor relevante en el mejoramiento de los niveles de productividad.

Tipos de Adiestramiento.

• ·        Inducción: Es la orientación general que se le da al empleado para adecuarlo al puesto, al grupo y a la institución. Este tipo de formación tiene la meta de crear una actitud favorable del empleado y facilitar su proceso de integración.
• ·        Adiestramiento a través de la experiencia: Consiste en reunir un grupo de personas en base a tareas o áreas similares para intercambiar experiencias, métodos y recursos.
• ·        Adiestramiento "en" y "para" la organización: Consiste en desarrollar al máximo el potencial humano de la institución, por vía de la implementación de un sistema de educación permanente que abarque las siguientes etapas:
• 1.      Preparación y actualización para el mejor desempeño del cargo.
• 2.      Preparación para otros cargos que pudiera ocupar el empleado.
• 3.      Preparación para el desarrollo general integral.

Rol del Instructor

Desde la perspectiva del especialista, el instructor deberá:

• ·        Poner sus conocimientos y experiencia técnica al servicio del aprendizaje de los individuos
• ·        Actualizarse permanente en los campos de su especialidad.
• ·        Incorporar nuevos conocimientos a las actividades formativas
• Sobre las actividades a realizar, el instructor deberá actuar como:
• ·        Planificador de los proyectos
• ·        Guía y dinamizador de la actividad de sus aprendices.

• Observador activo y permanente orientado al aprendizaje de los individuos.
• Regulador de la actividad de los diferentes grupos de trabajo.
• Evaluador de los procesos, de su propio trabajo y del proceso de desarrollo de las actividades que se realizan.

En la práctica podemos hacer una síntesis de las funciones del instructor:

• ·        Conformar equipos de trabajo conjuntamente con los demás instructores implicados en la estructura curricular que se va a orientar.
• ·        Analizar dicha estructura curricular para comprenderla e interrelacionar sus componentes.
• ·        Anticipar y prever posibles propuestas de trabajo, como proyectos, análisis de de servicio, análisis tecnológico, simulaciones,... que en principio cubrirán todos o la mayoría de los resultados de aprendizaje de los programas.
• ·        Diseñar las guías de aprendizaje que demanden las actividades del proyecto propuesto, siempre en relación con los resultados de aprendizaje de los módulos de formación.

Objetivos del Entrenamiento.

• ·        Preparar al personal para la ejecución inmediata de las diversas tareas del cargo.
• ·        Proporcionar oportunidades para el desarrollo personal continuo, no sólo en su cargo actual, sino también en otras funciones en las cuales puede ser considerada la persona.
• ·        Cambiar la actitud de las personas, bien sea para crear un clima más satisfactorio entre los empleados, aumentar su motivación o hacerlos más receptivos a las técnicas de supervisión y gerencia.

·        El entrenamiento es una responsabilidad de línea y una función de staff. Desde el punto de vista de la administración, el entrenamiento constituye una responsabilidad administrativa.

Rol del Instructor

Los instructores son personas situadas en cualquier nivel jerárquico de la empresa, experto o especializado en determinada actividad o trabajo, que transmiten sus conocimientos a los aprendices. Los auxiliares, jefes o gerentes pueden ser aprendices.

Formación

La formación de personal se viene perfilando como un área prioritaria, dentro de los objetivos de gestión de personal, debido a que influirá decisivamente en las respuestas a muchas de las exigencias del entorno y específicas, a las que se enfrenta la empresa.

El éxito en cualquier actividad empresarial depende de la efectividad de las personas para conseguir los objetivos establecidos. Para cumplir estas metas, se debe de dotar al personal de la formación adecuada. Tanto si los empleados son ya miembros de la empresa, poseen una antigüedad, como si son recién contratados, en cualquier momento precisarán de formación, para ayudarle a ajustarse rápidamente a lo que la organización exige. La formación es algo que se debe de llevar de forma continua. Cada vez que se le indica a alguien como debe de realizar su trabajo, se le estará capacitando para un mejor rendimiento. Cada vez que se dan pautas o se comenta o discute un nuevo sistema de trabajo, se está también capacitando a alguien.

Como se evalua, que, cuando y quien evalua la capacitacion, entrenamiento, formacion y adiestramiento?

La evaluación es el resultado final de la ejecución del entrenamiento esta debe considerar dos aspectos:

• 1.      Determinar si el entrenamiento produjo las modificaciones deseadas en el comportamiento de los empleados.
• 2.      Verificar si los resultados del entrenamiento presentan relación con la consecuencia de las metas de la empresa.

Además de estos dos aspectos, es necesario determinar si las técnicas de entrenamiento empleadas son efectivas. La evaluación es realizada por el instructor, esta puede ser cualquier persona de nivel jerárquico en la empresa experto o especializado en el área.

La evaluación de los resultados del entrenamiento puede hacerse en tres niveles:

1.      En el nivel organizacional. En este nivel, el entrenamiento debe proporcionar resultados como:

• ·        Aumento de la eficiencia organizacional
• ·        Mejoramiento de la imagen de la empresa
• ·        Mejoramiento del clima organizacional
• ·        Mejores relaciones entre empresa y empleados
• ·        Facilidad en los cambios y en la innovación
• ·        Aumento de la eficiencia, etc.

2.      En el nivel de los recursos humanos. En este nivel, el entrenamiento debe proporcionar resultados como:

• ·        Reducción de la rotación de personal
• ·        Disminución del ausentismo
• ·        Aumento de la eficiencia individual de los empleados
• ·        Aumento de las habilidades de las personas
• ·        Elevación del conocimiento de las personas
• ·        Cambio de actitudes y de comportamientos de las personas, etc.

3.      En el nivel de las tareas y operaciones. En este nivel, el entrenamiento puede proporcionar resultados como:

• ·        Aumento de la productividad
• ·        Mejoramiento de la calidad de los productos y servicios
• ·        Reducción del ciclo de la producción
• ·        Mejoramiento de la atención al cliente
• ·        Reducción del índice de accidentes

Evaluar la capacitación es básico y fundamental para lograr el desarrollo del capital humano, es de esta manera cómo vamos a lograr tener una retroalimentación cierta y útil para la consecución de los objetivos de aprendizaje que deben estar diseñados para cada persona dentro de una organización; es decir, la capacitación debe ser vista en las organizaciones como una inversión y como un método para lograr el desarrollo de los empleados así como parte fundamental de su proyecto de carrera dentro de la corporación.

Ahora bien, para que este proceso de evaluación sea ordenado es necesario seguir varias etapas, a fin de que se estructure la actividad y el aprendizaje:

·        Organización: Es la coordinación e integración del grupo de trabajo que va a ser evaluado y/o sujeto de capacitación. Se deben también establecer políticas y procedimientos para manejar la información de una manera eficaz y eficiente.

·         Planeación: Es objeto de planeación todo lo que se realiza en una capacitación, tanto los objetivos, los alcances del curso, el programa, los estudios, el contenido, las técnicas de apoyo, los criterios de medición, etc.

·        Ejecución: Se debe llevar a cabo un análisis preliminar, una propuesta inicial de evaluación que indique la necesidad real y el beneficio que se obtendrá de la misma; posteriormente se necesita una revisión integral de la propuesta, de aquí pueden surgir varios diagnósticos de necesidades de capacitación y por consiguiente de evaluación de la capacitación, posteriormente se debe hacer una evaluación específica y presentar una opinión y recomendación que es la parte más valiosa de la evaluación, es el objetivo de la evaluación.

La evaluación debe estar dirigida a poder medir el diseño y la organización de los eventos de capacitación, la reacción de los participantes, el grado de aprendizaje los resultados en el desempeño laboral.

Este aprendizaje se puede manifestar en cuatro campos que a saber son:

·        Cognoscitivo. El conocimiento que un individuo aprende y aprehende es el nivel más fácil para evaluar y medir. Se pueden realizar pruebas objetivas de conocimientos, como por ejemplo: Cuestionarios, Encuestas, Entrevistas etc.

·        Psicomotor. Es aquí en donde se adiestra al cuerpo a adquirir nuevas habilidades o a perfeccionar las que ya se tienen.

·    Actitudinal. Las actitudes se pueden manifestar después de un proceso de capacitación y/o desarrollo. Son muy utilizadas en cursos o programas de desarrollo gerencial y directivo. Se pueden evaluar con escalas que las miden de una manera eficaz, así mismo es la observación directa el mejor método para recoger esta información.

Conductal. Es aquí en donde se manifiestan los aprendizajes, cualesquiera que estos hayan sido. La manera más efectiva y por excelencia es la observación. De esta manera se puede comprobar el efecto que tuvo en las personas un programa de capacitación.

Necesidades de la Capacitación.

Es la carencia o carencias Profesionales detectadas en los trabajadores cuando no alcanzan los niveles de competencia mínimo exigidos para el desempeño de una ocupación.

Objetivo: obtener información de las empresas que componen  el Entramado empresarial de un ámbito determinado, y de los expertos o informantes clave sobre los requisitos de  capacitación de los trabajadores, las necesidades de mano de obra y sobre la situación de los sectores económicos.

COMO SE DETERMINAN LAS NECESIDADES DE CAPACITACION?

Cuando una empresa decide desarrollar un proceso capacitación, está actuando sobre el futuro de sus procesos productivos. Por lo tanto, se trata de una decisión de negocios crucial, que no debe ser tomada a la ligera. Interpretar los requerimientos de actualización y perfeccionamiento que tienen los recursos humanos de una compañía y encontrar soluciones que se adecuen a sus necesidades comerciales, suele ser un dolor de cabeza para muchos ejecutivos. A continuación se mencionan los medios utilizados para la detección de las necesidades de capacitación:

·        Las evaluaciones del desempeño: Permite la detección de los errores y aciertos que realizan los empleados en las tareas que realizan determinando si se llegan a cumplir de manera efectiva o no. También permite detectar que áreas de la empresa necesitan contar con la capacitación de sus empleados de manera inmediata.

·        La observación: Es una manera de apreciar los puntos débiles de los empleados en donde se verifica si existen deficiencias en las tareas que desarrollan como es el caso de los daños que se produzcan en los equipos, retrasos laborales, perdidas de materia prima, índice de ausentismos, entre otros factores.

·        Los cuestionarios: son técnicas que permiten detectar las necesidades de capacitación, mediante encuestas al personal, solicitudes que llevan a cabo los supervisores, jefes y gerentes para las personas que tienen a su cargo, análisis de puestos de trabajo, entre otros.

·        Indicadores de necesidades de capacitación: permiten la identificación situaciones en donde hace falta la capacitación de las personas. Pueden ser indicadores a priori o a posteriori.

Las capacitaciones se deben realizar mínimamente una vez al año para tener activo el desempeño de los trabajadores y contar con una ventaja competitiva en el mercado.

POR EJEMPLO: En la multinacional 3M, las necesidades de cada empleado se determinan gracias a una evaluación individual de contribuciones y competencias, cuyos resultados conducen a un plan de desarrollo, que no siempre deriva en un entrenamiento específico. Para esta compañía, la capacitación es una sus actividades tendientes a mejorar las habilidades y conocimientos de sus recursos humanos, pero no la única.

COMO SE DETERMINA LAS NECESIDADES DE ENTRENAMIENTO?

Se determina utilizando medios  para efectuar el inventario de necesidades de entrenamiento son:

1. Evaluación del desempeño: Mediante esta, no sólo es posible descubrir a los empleados que vienen ejecutando sus tareas por debajo de un nivel satisfactorio, sino averiguar también que sectores de la empresa reclaman una atención inmediata de los responsables del entrenamiento.
2. Observación: Verificar donde hay evidencias de trabajo ineficiente, como daño de equipo, atraso en el cronograma, pérdida excesiva de materia prima, número elevado de problemas disciplinarios, alto índice de ausentismo, rotación elevada, etc.
3. Cuestionarios: Investigaciones mediante cuestionarios y listas de verificación que evidencien las necesidades de entrenamiento.
4. 4-     Solicitud de supervisores y gerentes: Cuando la necesidad de entrenamiento apunta a un nivel más alto, los propios gerentes y supervisores son propensos a solicitar entrenamiento para su personal.
5. Entrevistas con supervisores y gerentes: Contactos directos con supervisores y gerentes respecto a problemas solucionados mediante entrenamiento, que se descubren en las entrevistas con los responsables de los diversos sectores.
6. Reuniones Ínter departamentales: Discusiones ínter departamentales acerca de asuntos concernientes a objetivos organizacionales, problemas operativos, planes para determinados objetivos y otros asuntos administrativos.
7. Examen de empleados: Resultados de los exámenes de selección de empleados que ejecutan determinadas funciones o tareas.
8. Modificación del Trabajo: Cuando se introduzcan modificaciones parciales o totales en las rutinas de trabajo, es necesario entrenar previamente a los empleados en los nuevos métodos y procesos de trabajo.
9. Entrevista de salida: Cuando el empleado va a retirarse de la empresa, es el momento más apropiado para conocer su opinión sincera acerca de la empresa y las razones que motivaron su salida. Es posible que salgan a relucir deficiencias de la organización susceptibles de corrección.
10. Análisis de cargos: Cuadro de las tareas que debe cumplir el ocupante y de las habilidades que debe poseer.
11. Informes periódicos: De la empresa o de producción, que muestren las deficiencias por falta de entrenamiento.

COMO SE DETERMINAN LAS NECESIDADES DEL ADIESTRAMIENTO?

Las necesidades de adiestramiento del individuo, surgen como consecuencia de haber encontrado deficiencia en el análisis de los conocimientos, habilidades, destrezas y actitudes al compararlas con las requeridas por el trabajo.

Esta es una labor que el supervisor debe hacer continuamente, el encargado de la actividad de adiestramiento en una empresa debe recoger de los supervisores la información acumulada, y con ella estructurar el programa anual de entrenamiento de personal.

Desarrollo Humano

El desarrollo humano puede ser definido como "un proceso de ampliación de las opciones de la gente." En todos los niveles de desarrollo, las tres opciones esenciales para las personas, de vivir una vida larga y saludable, adquirir un mejor conocimiento y tener acceso a los recursos necesarios para un nivel de vida decente

El desarrollo humano tiene dos dimensiones: la adquisición de las capacidades humanas y el uso que se hace la gente de estas capacidades adquiridas para el ocio productivo, y para otros fines. Los beneficios del desarrollo humano van mucho más allá de la expansión de la acumulación de ingresos y la riqueza, porque la gente constituye la esencia misma del desarrollo humano

 Por lo tanto, las opciones disponibles para mejorar la vida de las personas son influenciadas por la calidad del crecimiento económico en su sentido más amplio, y el impacto no es de ninguna manera se limita a los aspectos cuantitativos del crecimiento. 

El primero se centra en el aspecto de la producción y como este tipo de acuerdos con las personas como un factor de producción como el capital material y los recursos naturales. Por lo tanto, el objetivo final de la inversión en capital humano, en términos de salud, la educación, la nutrición y la formación, es impulsar la producción y generar ingresos adicionales.

Valuación de Desempeño

Constituye el proceso por el cual se estima el rendimiento global del empleado. La mayor parte de los empleados procura obtener retroalimentación sobre la manera en que cumple sus actividades y las personas que tienen a su cargo la dirección de otros empleados deben evaluar el desempeño individual para decidir las acciones que deben tomar.

 Las evaluaciones informales, basadas en el trabajo diario, son necesarias pero insuficientes. Contando con un sistema formal y sistemático de retroalimentación, el departamento de personal puede identificar a los empleados que cumplen o exceden lo esperado y a los que no lo hacen.

 Asimismo, ayuda a evaluar los procedimientos de reclutamiento, selección y orientación. Incluso las decisiones sobre promociones internas, compensaciones y otras más del área del departamento de personal dependen de la información sistemática y bien documentada disponible sobre el empleado. Por norma general, el departamento de recursos humanos desarrolla evaluaciones del desempeño para los empleados de todos los departamentos.

Esta centralización obedece a la necesidad de dar uniformidad al procedimiento. Aunque el departamento de personal puede desarrollar enfoques diferentes para ejecutivos de alto nivel, profesionales, gerentes, supervisores, empleados y obreros, necesitan uniformidad dentro de cada categoría para obtener resultados utilizables.